Voucher
O que é Voucher?
Voucher é um comprovante monetário que pode ser usado de formas diferentes e com objetivos diferentes. No meio comercial, é usado como forma de descontos totais ou parciais na aquisição de produtos e serviços, se tornando ferramenta de publicidade e marketing.
No meio financeiro, serve como um comprovante de operações comerciais e garantia de pagamento ou recebimento por fornecedores e compradores. Em empresas, o Voucher pode servir como comprovante, usado pelo departamento de contas a pagar para reunir e arquivar todos os documentos de suporte necessários para aprovar o pagamento de um passivo.
O Voucher é um controle contábil interno, que garante que todo pagamento seja devidamente autorizado e que os bens ou serviços adquiridos sejam realmente recebidos.
Voucher como garantia de recebimento
Economicamente, o Voucher é a representação de um comprovante financeiro, utilizado internamente pela contabilidade como garantia de pagamento de todas as contas devidas e assegurando que os gastos foram aprovados e correspondem aos bens e serviços adquiridos.
Na compra de substratos, por exemplo, o fornecedor emite uma Nota Fiscal com os dados dos produtos ou serviços adquiridos pelo comprador.
No recebimento da mercadoria, após a conferência do recebimento, emite-se um voucher informando que a entrega foi realizada e que todo o processo está de acordo.
Ambos Voucher e Nota Fiscal são encaminhados ao setor de pagamento para nova conferência e então o pagamento é autorizado respeitando os prazos e condições pré definidas. O Voucher, assim como um recibo ou a própria assinatura do recebedor na nota fiscal do fornecedor, serve como garantia de recebimento e pagamento pelos produtos e serviços prestados.
Controle de estoque e prevenção de fraudes
A utilização de Vouchers no meio financeiro é de grande ajuda no controle de Estoque e Prevenção de Fraudes. Quando uma empresa passa por auditoria, os Vouchers emitidos são utilizados para assegurar que todos os procedimentos financeiros são oficiais, o que dificulta a realização de manobras para burlar fiscalizações e pagamentos devidos.
Atua diretamente no Controle de Estoque, permitindo que a empresa tenha sempre conhecimento dos insumos que possui, bem como a entrada e saída de verba por meio de controle de contabilidade.
É comum que empresas dividam os setores financeiros para evitar possíveis erros e atitudes de má fé de funcionários. Geralmente a divisão é feita entre Contas a Pagar e Contas a Receber. Os Vouchers são emitidos pelo Contas a Pagar após análise das mercadorias recebidas e entregue aos fornecedores como garantia de pagamento.
Como os Vouchers suportam uma auditoria
Os Vouchers da empresa servem como uma fonte importante de evidência quando uma auditoria é realizada. Um auditor executa um conjunto de procedimentos para determinar se as demonstrações contábeis estão livres de distorção relevante.
Um Voucher documenta que as mercadorias compradas foram realmente recebidas, o que apóia a afirmação do auditor de que os bens e serviços lançados nas demonstrações financeiras realmente existem. Ele também justifica os pagamentos em dinheiro da empresa aos fornecedores e documenta as contas contábeis usadas para lançar a transação.
