Planejamento operacional

O que é planejamento operacional?

Planejamento operacional é o processo de planejar as ações cotidianas de uma empresa, de modo que sigam o planejamento tático e estratégico previamente realizados.

Usualmente, são elaborados pelos chefes dos setores e gerentes dos departamentos, sendo que seus resultados costumam ser de curto prazo e as tarefas são bastante detalhadas para que cada colaborador possa cumpri-las da melhor forma.

Lembrando que os níveis essenciais de uma organização podem ser representados pelo acrônimo ETO: Estratégico, Tático e Operacional.

• Estratégico

É representado pelas maiores lideranças da companhia, onde se faz o planejamento estratégico, que define a identidade da organização: como missão, visão, valores, métricas e objetivos a médio e longo prazo.

• Tático

É o nível intermediário da empresa, onde se encontram os gerentes das filiais. Eles elaboram anualmente o planejamento tático que, por sua vez, é concretizado pela equipe do nível operacional, em cada setor corporativo.

• Operacional

São os colaboradores mais ligados à execução das tarefas, em vez do planejamento. O controle desse nível é realizado sempre visando o curto prazo, devido a esse caráter de execução e não de idealização dos objetivos.

Como fazer um plano operacional?

Considerar a estrutura da empresa

As funções das equipes do nível operacional dependem essencialmente do arranjo físico da empresa. Se é uma farmácia, provavelmente haverá um ambulatório, um refeitório… Mas, se é uma indústria, deve-se pensar nas atividades envolvidas ao maquinário, ao estoque, etc.

Saber as funções de cada colaborador

Como você poderia determinar o que cada um vai fazer se não souber qual a responsabilidade deles? Por isso, é fundamental ter domínio sobre todas as funções e responsabilidades de cada membro da empresa. Os profissionais dos Recursos Humanos têm bastante relevância nesse momento.

Se situar na hierarquia operacional

Além de saber o que cada um normalmente faz ou deve fazer, é necessário situar tudo isso na própria estrutura hierárquica da organização. Existem vários modelos para montar essa hierarquia, sendo a departamentalização por funções a mais comum. Mas há quem faça a divisão por filiais, por conhecimento técnico, etc.

Entender a capacidade das operações

Para que o planejamento operacional alcance máxima eficiência, é interessante explorar também a capacidade total de operações da empresa. Baseado nas finanças, nos recursos e nos funcionários, quantas unidades do produto ou quantos serviços é possível produzir em determinado período? Qual é o máximo de tarefas que um funcionário e/ou departamento pode realizar nesse tempo?

Existem outros tipos de planejamentos operacionais?

Além do plano operacional, existem dois outros documentos que integram o planejamento operacional. São eles:

• Procedimento Operacional Padrão (POP): descreve etapa por etapa todas as operações que uma tarefa exige, como se fosse um roteiro, um passo a passo. Ele é bastante utilizado entre os plantonistas, como os de hospitais;
• Instruções de Trabalho (IT): é mais específico que o POP, sendo focado na aplicação das orientações. Enquanto o POP descre o que se deve fazer, o IT explica como e quando fazer.

Por que realizar o planejamento operacional?

Além de complementar os planejamentos estratégico e tático, o planejamento operacional é o que vai possibilitar o funcionamento das estratégias na prática. Ao definir as atividades, os prazos, os recursos necessários, as atribuições de cada colaborador, dentre outros elementos desse tipo de planejamento, o controle do que foi definido pela diretoria pode ser melhor realizado.

O planejamento nesse nível operacional também estima o tempo e o custo de cada tarefa, o que promove o alinhamento do que foi estabelecido no nível estratégico ao que funciona na realidade. Além disso, a via pode ser de mão dupla. Mesmo que os planos sejam originalmente do nível tático, os colaboradores dão feedbacks para os gestores e eles podem, assim, refazer o planejamento.