Orçamento matricial

O que é orçamento matricial?

O orçamento matricial, ou Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD), é um tipo de planejamento financeiro, realizado por meio do controle dos orçamentos que são propostos em uma empresa. 

Originalmente, esse tipo de orçamento foi criado na indústria da exploração aeroespacial americana, nos anos 60. Como você pode imaginar, os gastos nessa área eram, e ainda são, expressivos. Daí a importância de ter uma forma de gerenciá-los.

Como fazer um orçamento matricial?

Grandes organizações como Ambev e Grupo Pão de Açúcar utilizam o orçamento matricial nos seus processos. 

A produtora de bebidas, inclusive, foi a pioneira do método aqui no Brasil, utilizando-o há mais de 20 anos.

Veja, com um exemplo, como esse controle é aplicado.

Defina a estrutura organizacional matricial

Em um orçamento matricial existem as entidades e os pacotes.

As entidades são os centros de custo sob responsabilidade de gestores e os pacotes são os gastos em si.

Então suponha uma empresa com as seguintes entidades: 

• diretoria;
• comercial;
• logística;
• operações;
• marketing.

Cada uma delas já deve ter o responsável, por exemplo: Denise da Diretoria e Caio do Comercial. 

Determine os gastos comuns

Salários, viagens, manutenção e limpeza são exemplos de gastos comuns a todos os 5 setores que acabamos de citar, concorda?

Dessa forma, a Denise, da Diretoria, irá preencher na matriz o gasto do seu setor com cada um desses recursos. Da mesma forma, o Caio com o departamento comercial e assim por diante. 

Lembre-se de que também deve haver um colaborador que se responsabilize por cada elemento. Um para “salários”, outro para o elemento “viagens” etc.

Analise os dados

Com a matriz, ou tabela, completamente preenchida, é possível perceber facilmente se algum departamento foge muito da média.

Então imagine que 4 dos 5 setores utilizam cerca de R$ 600 em manutenção e limpeza, mas o de Operações gastou R$ 1200. Dessa forma, cabe analisar essa disparidade. 

Para que serve o orçamento matricial?

Por meio desse tipo de planejamento orçamentário, você pode controlar melhor as despesas com materiais e serviços de manutenção da empresa, energia elétrica, salários dos colaboradores, entre outros.

Outras utilidades do orçamento matricial são:

• utilizar os recursos de forma mais inteligente;
• diluir a responsabilidade do controle de gastos com outros profissionais;
• comparar despesas e receitas em áreas similares da empresa;
• criar um registro de dados de despesas;
• possibilitar que os custos sigam uma diretriz de redução de despesas.

Quais os erros mais comuns envolvidos no orçamento matricial?

Agora que você sabe como é feito esse controle matricial das despesas, veja que erros podem ser facilmente cometidos:

Atribuir pesos iguais aos departamentos

É necessário reconhecer que a natureza de cada atividade gera gastos diferentes. Imagine se o departamento de Recursos Humanos tivesse despesas de mesma dimensão que os colaboradores do Produto? 

Sendo que, este último, precisa pesquisar e desenvolver testes para alcançar uma melhoria contínua do principal produto ou serviço da companhia.

Planejar orçamentos apenas anualmente

O planejamento anual não é tão poderoso quando a empresa busca reduzir as despesas de forma estratégica. 

Curtos espaços de tempo são mais adequados para analisar e recalcular a rota, embora seja mais desafiador elaborar o orçamento matricial de 3 em 3 meses.

Não enxergar o orçamento matricial de forma estratégica

Ainda pensando na importância de fazer o planejamento, bem como repeti-lo regularmente antes que o ano contábil acabe, é interessante enxergar esse controle de forma estratégica.

Todas as partes da empresa, de preferência, devem se integrar e se comunicar para que o controle matricial se dê de forma bem sucedida. Cada gasto a mais, ou a menos, deve ser justificado e é oportuno que os colaboradores também estejam dispostos a otimizá-los.