Gerenciamento matricial de despesas (GMD)
O que é GMD?
GMD, que significa Gerenciamento Matricial de Despesas, é uma ferramenta de controle orçamentário que funciona por meio do agrupamento de despesas em uma matriz.
O recurso auxilia no planejamento financeiro e orçamentário das despesas, contribuindo também com planos de redução de despesas e otimização de processos. Empresas como BRF, Braskem e a Vale utilizam ou já utilizaram essa matriz.
Como funciona o GMD?
Agora você vai ver, na prática, como elaborar e tirar proveito de um GMD.
Estrutura da matriz
O gerenciamento tem 2 eixos: um de entidades e outro de pacotes.
Entidades são unidades da estrutura da organização ou do projeto, que devem ser desenvolvidas na matriz, de acordo com as diretorias, gerências, centros de custos etc. A entidade da Diretoria Financeira, só para ilustrar, pode ser desenvolvida em tesouraria e controladoria — que são centros de custos.
Pacotes, por sua vez, são grupos de despesas similares e que, normalmente, têm centros de custos em comum. Despesas de pessoal, rescisões, planos de saúde e seguros de vida, por exemplo, compõem um pacote, bastante relacionado ao capital humano, por exemplo.
Cada coluna de entidade tem o seu gestor e, cada linha de pacote, tem um responsável pelo gerenciamento do grupo de despesas.
Fases da análise orçamentária
Veja como o GMD é utilizado:
Proposto
O gestor de entidade propõe um orçamento que, para ele, será necessário. Como: despesas com viagens, tabelas de preços de determinado serviço que irá utilizar etc.
Negociação
Nesta etapa, o responsável pelo pacote pode intervir e contestar o valor proposto. Em resposta, o gestor de entidade pode justificar.
Aprovação
Na última fase, o responsável pelo pacote pode apontar a necessidade de ajustes — retornando a proposta para a etapa de negociação — ou aprovar e finalizar o planejamento orçamentário.
Quais os princípios do GMD?
Em um controle orçamentário comum, geralmente, quem o faz não considera os custos dos outros setores da empresa.
Por isso, o gerenciamento matricial pode solucionar esse problema, sobretudo por meio dos seus princípios:
Controle cruzado
Fazer um controle cruzado é o de ter pelo menos 2 pessoas controlando os gastos e cruzando os dados entre si. Normalmente, é feito pelo gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de gastos.
Desdobramento dos gastos
Por este princípio, faz-se a decomposição dos gastos ao longo da hierarquia orçamentária.
Acompanhamento sistemático
É o acompanhamento das despesas a fim de observar qualquer desvio passível de correção.
Quais as vantagens do GMD?
Conhecendo os princípios e o funcionamento do GMD, fica mais fácil pôr algum projeto em prática. Depois da sua conclusão, também é possível comparar aquilo que foi planejado vs. o que foi posto em prática, o que funcionou.
Se o que foi realizado destoou muito do GMD, é aconselhável criar planos de ação para que, na próxima vez, o planejamento se aproxime mais da realidade.
Outras vantagens são:
- menos erros, já que mais pessoas participam dos processos de decisão;
- possibilidade de conhecer outros pontos de vista;
- troca de aprendizado entre os gestores.
Quais as limitações do GMD?
Como qualquer outro método, o GMD também tem as suas desvantagens, que são:
- lentificação e atraso nos projetos, devido à participação de mais pessoas;
- possibilidade de conflitos e necessidade de gerenciá-los com sucesso;
- alto poder local e enfraquecimento da hierarquia, o que, a depender da organização, pode ser prejudicial — como no caso das empresas familiares.
Apesar das críticas, o método GMD é uma forma válida de tentar reduzir despesas, em vez de cortar gastos. Essa saída menos agressiva é mais interessante aos gestores, ainda mais em tempos de crise e imprevisibilidade.
