Orçamento Base Zero
O que é Orçamento Base Zero
Orçamento Base Zero é uma metodologia de controle financeiro, cuja característica principal é iniciar o planejamento do zero, sem qualquer interferência dos orçamentos passados.
Assim, é possível evitar a repetição de erros e a criação de vícios. É considerada um instrumento relevante para reestruturar as finanças da empresa e cortar custos.
Criação do Orçamento Base Zero
A metodologia foi desenvolvida na década de 1960. Foi Peter A. Pyhrr, americano, gestor na empresa Texas Instuments, quem criou o conceito e começou a aplicá-lo.
No começo da década de 1970, Pyhrr produziu um artigo sobre o assunto e submeteu à Harvard Business Review, que fez a publicação. Mais tarde, ele escreveu o livro Zero-Base Budgeting: a Practical Management Tool for Evaluating Expenses
Em 1973, Pyhrr foi chamado pelo então governador da Georgia, mais tarde presidente dos EUA, Jimmy Carter, para implementar o Orçamento Base Zero no processo orçamentário do estado. A metodologia também já foi implementada em um projeto para reduzir custos no Pentágono.
Funcionamento do Orçamento Base Zero
Como já vimos, o principal aspecto do Orçamento Base Zero é que ele é desenvolvido sem nenhuma base em orçamentos passados – ou seja, literalmente, com base zero.
Além disso, ele tem o objetivo de reduzir sistematicamente os custos de uma empresa para aumentar sua eficiência. Para isso, sua aprovação não é feita pelo diretor geral ou CEO, mas por uma figura que chamamos de "donos de pacote".
Os donos de pacote são indivíduos que transitem facilmente pela estrutura organizacional, podendo assumir responsabilidade por grupos de custos. Eles não precisam ser gestores, mas devem ter condições de assumir a tomada de decisões sobre um pedaço do orçamento do negócio.
Por exemplo, em uma empresa que não tem um setor de marketing estruturado, aquele colaborador que cuida das atividades de marketing, mesmo sendo apenas um assistente ou analista, pode se tornar o dono de pacote dos custos de marketing.
Vantagens do Orçamento Base Zero
A primeira vantagem do Orçamento Base Zero é livrar a empresa de erros que estavam presentes nos orçamentos anteriores, permitindo, assim, resolver de pronto alguns problemas financeiros do negócio.
Outra vantagem importante é que, por priorizar a redução de custos, ele libera capital de giro. Esse capital, por sua vez, pode ser utilizado para promover a expansão do negócio.
Finalmente, o Orçamento Base Zero coloca as pessoas que, de fato, lidam com o orçamento de maneira mais direta em uma posição de protagonistas (no papel de "donos de pacote"). Com isso, ele também permite afastar tomadas de decisão mal embasadas.
Como fazer um Orçamento Base Zero
A elaboração de um Orçamento Base Zero é um processo complexo.
Ela começa com o entendimento dos gastos da empresa. O uso de um software ERP pode ser uma boa fonte de informações, mas nem sempre as informações estão registradas adequadamente. Por isso, também é importante conversar com os funcionários de cada setor para entender seus gastos, especialmente com aqueles que vão desempenhar o papel de donos de pacote.
Depois, é preciso avaliar quais atividades – e, portanto, quais gastos – são dispensáveis. Afinal, o foco é em eficiência, então, o corte de custos é realizado dentro das atividades que não são essenciais para os resultados da empresa.
Na aprovação, é realizada uma votação coletiva, e cada dono de pacote apresenta as atividades que estão sob sua responsabilidade e defende a proposta de orçamento para elas. Nessa argumentação, são apresentados números e fatos, com o objetivo de demonstrar a importância das atividades para a estratégia da empresa e os resultados que elas trazem.
Em muitos casos, devido à complexidade da elaboração de um Orçamento Base Zero, as empresas optam pela contratação de consultores especializados, que ajudam a implementar a metodologia.
É importante lembrar que a elaboração de um Orçamento Base Zero precisa estar alinhada com a estratégia do negócio. É arriscado enxugar os custos sem considerar o impacto que isso terá sobre os objetivos de curto, médio e longo prazo.