Lean Office

O que é o Lean Office?

Lean Office é o nome dado a uma filosofia específica de gestão que, baseada no Lean Management (o sistema desenvolvido ainda em meados do século passado pela Toyota Motor Corporation), se popularizou pelo mundo todo como uma das adaptações mais bem-sucedidas do método.

Em Língua Portuguesa, o Lean Office pode ser traduzido como Escritório Enxuto e faz parte do Lean Management - a versão do Lean Manufacturing para a gestão empresarial. Mas seja qual for o tipo escolhido por você para estudar a metodologia Lean, as bases da filosofia são as mesmas.

Evitar o desperdício. Sim, esse é o objetivo principal do Lean! E não estamos falando apenas do desperdício de dinheiro, que é o primeiro no qual as pessoas pensam, mas no desperdício de uma série de recursos: tempo, energia, talentos... Todos resultam em perdas financeiras, é verdade, mas possuem formas distintas de serem concretizados e/ou solucionados. 

Alguns dos "ralos de recursos" identificados no Lean Manufacturing também podem ser identificados aqui, como é o caso da espera, da movimentação e do processamento excessivo. A adaptação para o contexto administrativo, é claro, se faz necessário. 

No entanto, é possível encontrar empresas que mesclam os diferentes tipo de Lean, de acordo com a área para a qual estão olhando. É o caso, por exemplo, daquelas que aplicam o Lean Office e o Lean Manufacturing, separando escritório e produção, a fim de tirar um melhor proveito da filosofia. Outro tipo também muito popularizado neste século é o chamado Lean Startup, que como o seu próprio nome indica é a versão mais recomendada para as startups. 

Esse último, aliás, foi extremamente importante para trazer a filosofia Lean às organizações tecnológicas da nossa era, renovando e popularizando novamente o método a partir da publicação do livro Lean Startup (A Startup Enxuta, em Português), por Eric Ries.

Como o Lean Office funciona?

Para ser aplicado, o Lean Office se baseia em 5 princípios básicos. São eles: valor, fluxo de valor, fluxo contínuo, produção puxada e perfeição. 

Se você já leu o nosso artigo completo acerca do Lean Manufacturing (disponível aqui!) deve notar que são os mesmos princípios. No entanto, uma versão não é um mero "copia e cola" da outra. A ideia dos desenvolvedores do Lean Office é adaptar cada princípio à realidade administrativa, de modo a providenciar um olhar mais preciso para essa área. 

Valor

Primeiro, é necessário entender o que o consumidor valoriza. Qual é a necessidade que ele precisa satisfazer? Qual é o problema que a empresa deseja solucionar com os seus produtos e serviços? Após responder a essas perguntas, é hora de identificar qual é a importância de cada área administrativa para a criação do valor - isto é, de que forma o Financeiro, Comercial e Recursos Humanos, entre outros, geram ainda mais valor para o cliente?

Fluxo de Valor

Em seguida, deve-se mapear o fluxo de valor. Quais são os processos até que o produto ou serviço seja entregue? Desde a sua concepção até a disponibilização para uso, como o valor é agregado? Identificar passo a passo como ele flui dentro da empresa até chegar ao consumidor é uma ótima forma de entender a participação de cada setor e funcionário na criação de valor, assim como a sua colocação dentro do fluxo e interação com os demais.

Fluxo Contínuo

O fluxo de valor atual é mais adequado, isto é, o mais eficiente e eficaz? É possível simplificá-lo? Quais são as fontes de desperdício aqui? Essas e outras perguntas são levantadas nesse princípio.

Após mapear o fluxo de valor, é hora de entender se o fluxo atual é mais livre ou obstruído, sendo que é nesse último cenário onde os desperdícios se concentram e revelam.

A ideia é criar um fluxo contínuo, onde não haja interrupções, espera ou retrabalho. O produto deve fluir pelo fluxo de valor de forma natural e sem bloqueios.

Produção puxada

Aqui, a produção não é apenas a que ocorre na fábrica, dos produtos sendo criados. É a atividade de todo escritório, que trabalha para servir a demanda existente na empresa.

Como já sabemos, aquele velho sistema de monopólio, onde as empresas podiam se dar ao luxo de produzir em grandes quantidades e depois empurrá-las para o mercado, está morto. Hoje, a forma mais eficiente de evitar desperdícios é a produção de acordo com a demanda, onde se produz apenas o que é solicitado. 

Produção puxada

O princípio mais autoexplicativo de todos.

Indica que a empresa, para evitar desperdícios, deve sempre buscar a perfeição. Afinal, menos erros é igual a menos perdas. Para tanto, deve-se investir em processos de melhoria contínua, que aproximam a realidade dessa produtividade perfeita.