Intranet: saiba o que é e como funciona
A Intranet é uma rede semelhante à internet, no entanto, o acesso é fornecido somente para os colaboradores da empresa. A Intranet é uma rede de acesso restrito a quem pertence à organização, ou seja, somente os computadores da organização podem acessar esta rede.
Exemplos de sistemas que compõe a Intranet:
Em uma organização, a comunicação entre os colaborares pode facilitar todos os processos realizados diariamente. Por isso, essa tecnologia proporciona a comunicação entre os departamentos e colaborardes com mais eficácia através de alguns sistemas, por exemplo:
· Sistema de Recursos Humanos
· Sistema financeiro para informação de despesas das áreas
· Sistema de Marketing para divulgação de Evento etc.
Esses exemplos representam o que é a Intranet, na prática e como ela pode oferecer aos colaboradores a oportunidade de ter acesso a outras áreas de maneira mais eficaz de acordo com os sistemas oferecidos pela organização. Quando esta rede é bem estabelecida, a organização pode considerar a expansão dessa comunicação aos fornecedores através de uma rede semelhante, a Extranet.
Os benefícios da Intranet:
A agilidade e produtividade dos colaboradores podem ser medidas através da Intranet, pois as ações passam a ser mais dinâmicas. Além da comunicação e circulação de informações compartilhadas promovendo a interação da organização.
É importante considerar a segurança que essa rede proporciona para aumentando a segurança das informações garantindo a confiabilidade dos dados fornecidos. Por exemplo, para a utilização da VPN, a rede conta com a criptografia para haver segurança entre os usuários.
Outro benefício que podemos considerar é a utilização de firewall (corta-fogo) com o objetivo manter segura a rede.
Em quais organizações a Intranet por ser útil?
Departamento de Recursos Humanos
Em Recursos Humanos a intranet pode ser muito eficaz e econômica tratando-se de um departamento que se comunica com todos, muitas vezes, semanalmente ou mensalmente subsistindo outras comunicações. Além de poder, utilizar uma única plataforma para espelho de ponto, férias, solicitações de documentos pode ser utilizado para divulgação de eventos, feriados e datas festivas.
Comercial
Na área Comercial o uso da intranet pode ser positivo se pensarmos na quantidade de informações que podem ser compartilhadas entre os colaboradores e principalmente entre um departamento e outro. Por exemplo, se dados financeiros forem fornecidos para consultas e alterações contratuais.
Contabilidade
Um escritório de contabilidade pode melhorar sua gestão contábil através do compartilhamento das informações dos clientes facilitando os processos e promovendo maior agilidade na resolução do problema.
Advocacia
No escritório de advocacia, a intranet pode colaborar com a agilidade dos processos tornando acessível os relatórios e informações dos clientes de maneira segura para os colaboradores da área.
Instituição de Ensino
O ambiente educacional demanda inúmeras informações internas e atualizações que são realizadas semestralmente capaz de impactar todas as áreas. A intranet contribui efetivamente o compartilhamento de informações, armazenamento de documentos e recursos de ensino.
Além disso, muitas vezes a Instituição de Ensino conta com diversos Campus com os mesmos objetivos educacionais e por isso a comunicação é tão importante para os colaboradores.
Também pode ser uma rede utilizada pelos alunos para sanar dúvidas, enviar tarefas, acompanhar prazos, notas, relatórios, entre outros.
Intranet e Extranet
Com o sucesso da Intranet, muitas organizações optam por expandir e considerar a utilização da rede Extranet que permite o relacionamento com seus clientes e fornecedores, que são os Stakeholders, pessoas com interesse na gestão dos projetos independente de ter investido neles.
Este público externo pode acessar a rede através da internet com login e senha e acompanhar os processos fornecidos pela organização permitindo o controle de acesso à informação e a integração entre os colaboradores internos e o público externo.