Folha de pagamento

O que é a folha de pagamento?

Folha de pagamento é nome dado a um documento típico das companhias, que tem como objeto principal a relação de seus empregados e seus respectivos recebimentos.

Se você trabalha em uma empresa atualmente, muito provavelmente você faz parte da sua folha de pagamento. Dizemos "provavelmente" porque não raro algumas empresas apresentam inconsistências nesse documento, de forma intencional ou não, o que acarreta em diversas complicações jurídicas de cunho trabalhista e fiscal.

Sem falar naquelas que, mesmo havendo a obrigação legal de prepará-la, nem sequer possuem uma folha de pagamento pronta.

Em boa parte do século XXI, contudo, a incidência tributária sobre a folha de pagamento brasileira sofreu alterações. De acordo com a lei nº 12.546, em vigor desde 2011, alguns setores produtivos poderiam substituir a tributação outrora cobrada sobre a folha por outra com alíquota menor, sendo que esta última passaria a incidir justamente sobre o faturamento da organização.

Se os tributos sobre a folha de pagamento chegavam a 20%, a desoneração (nome dado a esse processo de substituição) se limitava a alíquotas de 2% a 4,5% da receita da companhia. Em 2020, no entanto, a previsão é que o benefício seja extinto, a não ser que modificações na lei e em sua validade sejam apresentadas.

Ainda tem dificuldades de entender exatamente quais elementos fazem parte da sua folha de pagamento? Ou pior: pensa em abrir um negócio e essa parte ainda te confunde demais? Não se preocupe! No próximo tópico, vamos explicar melhor quais são os objetos que compõem a folha de pagamento - e acredite: você é bem mais íntimo deles do que imagina!

No que consiste uma folha de pagamento? Como ela é criada?

Infelizmente, não existe um modelo universal para a composição da folha de pagamento. Como documento destinado a representar as movimentações de cunho trabalhista da empresa, ela se adapta para atender às especificações que cada companhia possui.

De modo geral, uma folha básica é composta por estes 5 elementos:

• As definições do empregado, tal qual o seu nome e cargo;
• O valor correspondente ao seu salário bruto;
• Os descontos ligados aos encargos sociais;
• Os descontos ligados a questões de frequência, como faltas, atrasos e afastamentos do empregado;
• As informações de pagamento, como o valor líquido, a forma de pagamento e a data em que será disponibilizado ao empregado.

Remunerações de férias e abonos, por exemplo, quando houverem, também cabem nessa lista. Assim como horas extras e benefícios (vale-transporte, vale-alimentação etc. e seus respectivos descontos, se couber).

Sabe a contribuição do INSS e do FGTS que a empresa é obrigada a recolher? E o seu tão amado 13° salário? Sem falar na parcela do IRPF retido diretamente na fonte? Todos esses pontos, tão importantes na sua rotina trabalhista (e/ou dos seus funcionários!) estão registradas nesse documento. É o que faz tão relevante dentro da contabilidade das organizações.

E com essa definição mais prática fica fácil perceber como a folha de pagamento atua como um verdadeiro espelho remuneratório, concorda?!

Cada um desses campos devem ser preenchidos também de acordo com a legislação. Não adianta indicar quando o pagamento será feito, por exemplo, se o mesmo é realizado fora do prazo legal.

Para ilustrar, vamos supor que um empregado entre de férias no dia 10 de fevereiro e a empresa lance na folha que o pagará a remuneração devida no dia 09 ou 11. Como a lei determina que o pagamento das férias e do abono seja efetuado até dois dias antes do início do respectivo período, ainda assim a empresa estará equivocada e pode ser punida por isso.

Assim sendo, não basta identificar uma movimentação na folha de pagamento: é preciso fazê-lo do jeito certo.