5W3H
O que é 5W3H?
O 5W3H é uma ferramenta usada para a elaboração de planos de ação no mercado empresarial. Ela foi criada no Japão por profissionais da indústria automobilística e, inicialmente, era usada na área de Qualidade com o objetivo de garantir que as melhorias sugeridas fossem implementadas em todos os setores da empresa.
No entanto, o recurso se mostrou tão simples e fácil de usar que passou a ser empregado por diversos setores de numerosas empresas ao redor do mundo, como forma de para ajudar na gestão das suas tarefas diárias.
De fato, o 5W3H é usado nos mais diversos cenários de uma empresa desde o lançamento de um produto até a implementação de uma ferramenta de gerenciamento, permitindo assim que todos os participantes entendam com clareza como o projeto será implementado, quem é o responsável por cada etapa e quando todas as atividades programadas serão concluídas.
O que significam os 5W e os 3H?
O 5w3h é uma ótima maneira de garantir que todos os membros da equipe participem ativamente de um projeto e de assegurar que todas as tarefas sigam o cronograma. É também uma ótima diretriz para tornar as reuniões mais eficientes.
As ideias só se mostram inovadoras quando são transformadas em ações práticas. O método 5W3h é de grande utilidade quando um brainstorming for usado para facilitar a implementação de um projeto ou a solução de problemas.
O 5W3H funciona de forma semelhante à abordagem dividir para conquistar - o problema é segmentado em diferentes partes de modo a facilitar a sua solução. De fato, ele é formado pelas iniciais em Inglês de 8 palavras-chave, que tornam a implementação de um projeto mais simples:
- When (quando);
- Why (por que);
- Where (onde);
- What (o que);
- Who (quem);
- How Many (quantos);
- How Much (quanto);
- How (como).
Ao se ater a essas palavras, o gestor poderá planejar todas as etapas de um projeto e elaborar perguntas que, ao serem respondidas pela equipe, delinearão com clareza e objetividade o escopo do projeto.
Por que o planejamento é vital para o sucesso empresarial?
O planejamento é a chave para o sucesso de um negócio, uma vez que garantirá que um projeto cumpra com as especificações desejadas e atinja os objetivos esperados pela empresa.
De fato, um planejamento eficiente deve avaliar os riscos envolvidos na operação e prever qual será o resultado se todos os passos seguirem o cronograma. Também permite que o gestor preveja o desenvolvimento do trabalho e que a equipe saiba como e quando agir para que o projeto seja finalizado no prazo.
O 5W3H cumpre a todos esses critérios — é ideal para equipes ágeis que alinham expectativas de maneira clara e objetiva. Permite ainda analisar todos os pormenores envolvidos no projeto e maneira simples, ágil e sem gerar dúvidas.
Assim, o gestor poderá direcionar recursos para onde eles forem mais necessários e controlar melhor o prazo e o orçamento de modo a facilitar a execução.
Por que usar o 5W3H?
A simplicidade do 5W3H e a clareza dos elementos que o compõem fazem com que essa ferramenta seja amplamente utilizada por empresas de vários setores. Além disso, para implementá-la não é preciso adquirir nenhum software ou aplicativo, é possível montá-la no papel ou em uma planilha de Excel.
É útil em todos os setores da empresa e pode ser usado com outras ferramentas de gestão de projetos ou com metodologias ágeis como o Project Model Canvas.
É possível ainda compartilhá-la com todos os membros da equipe permitindo que todos visualizem facilmente as tarefas, responsabilidades e prazos que devem ser observados. Tudo isso torna o 5W3H uma ferramenta fundamental para a coordenação e cooperação de equipes e para a análise e mensuração de resultados.
