E-procurement
O que é E-procurement?
E-procurement é o nome do tipo de sistema utilizado no departamento de compra e venda de uma empresa, seja ela de qualquer setor.
O departamento de compra e venda é o setor responsável pelas negociações realizadas entre empresa e fornecedor. A principio pode parecer um trabalho simples, mas você já pensou na responsabilidade existente por trás de cada negociação - seja ela bem sucedida ou não?
Os profissionais que atuam nessa área são responsáveis por comprar produtos com melhor preço, qualidade, na quantidade correta, rastrear entrega para que não haja atraso, cadastrar fornecedores, receber e analisar os pedidos, emitir ordens, entre outras atribuições.
Tudo deve ser feito da melhor maneira possível para que a empresa não sofra prejuízos financeiros ou operacionais.
Antigamente, as ações eram feitas com base em emissões de papeis e organização de arquivos físicos, mas com o passar do tempo o setor ficou cada vez mais sofisticado. Hoje em dia, o departamento conta com o auxílio de softwares e sistemas específicos, como o E-procurement, que viabilizam as negociações em ambiente virtual.
Como o E-procurement funciona?
Dentro do E-procurement existem alguns tipos de sistemas diferentes, que possuem características específicas e são capazes de atender as necessidades de inúmeras empresas no mercado. Os mais comuns são ERP, E-sourcing e E-informing.
O ERP (Enterprise Resource Planning) é capaz de integrar dados de diferentes setores da empresa. Dessa forma, quem atua no departamento de compra e venda possui maiores informações acerca do planejamento estratégico e melhor percepção dos objetivos da companhia.
O E-sourcing, por sua vez, é focado na busca e cadastramento de novos fornecedores, proporcionando mais opções aos compradores da empresas, enquanto o E-informing é utilizado para facilitar a comunicação entre esse dois, através de e-mails, chats e outras tecnologias.
É possível que um único pacote de E-procurement contemple todas essas características, como também é possível que a empresa decida quais delas serão mais necessárias de acordo com sua área de atuação.
Quais são as vantagens do E-procurement?
A utilização do E-procurement proporciona diversas melhorias na gestão e logística da empresa. Isso porque as chances de falhas no sistema são baixas, e os responsáveis pelo departamento do compra e venda podem contribuir com o crescimento do negócio através das ferramentas disponíveis.
Dentre as principais vantagens, podemos citar a competitividade comercial, a redução de custos e a economia de tempo com algumas delas.
A competitividade comercial é estimulada pelas opções de fornecedores cadastrados em sistema. O profissional que atua nesse sistema é capaz de comparar custos e qualidade, negociando possíveis descontos nos melhores produtos.
Com isso, a redução de custos também está envolvida, mas ela se dá principalmente pelo controle de estoque que o E-procurement é capaz de fornecer. Assim, o comprador da empresa não gasta com mercadorias desnecessárias - podendo, inclusive, auxiliar o setor comercial com estratégias de venda baseadas no conhecimento sobre o produto disponível.
A economia de tempo está relacionada diretamente com eficácia do ambiente virtual, onde negociações e pedidos podem ser feitos no mesmo dia, ou dentro de uma mesma hora, superando a necessidade de reuniões presenciais ou apresentações super demoradas. Além disso, é possível garantir que o pedido seja entregue na data acordada com o fornecedor.
Qual é a diferença entre E-procurement e E-commerce?
O E-procurement é um sistema voltado para a negociação, enquanto o E-commerce é focado na comercialização. Ou seja, são sistemas relacionados ao mesmo produto, mas são acionados em momentos diferentes ao longo de toda cadeia comercial.
O primeiro é utilizado para facilitar a compra de mercadorias, insumos ou matérias primas utilizadas pela companhia, enquanto o segundo é utilizado para disponibilizar (ainda de maneira virtual) o produto final para o consumidor, agilizando todos os tramites envolvidos na transação.