Duplicata: saiba o que é e como funciona
O que é Duplicata?
A duplicata é uma espécie de título de crédito que comprova um contrato de compra e venda. Esse título faz o vínculo entre um saque e um crédito decorrente de contrato de compra e venda ou de prestação de serviços.
Em geral, é assinado pelo comprador como garantia de pagamento de uma quantia acordada correspondente à fatura de mercadorias. Ocorre, nesse sentido, como uma promessa, não como quitação em si, já que se trata de negociação de mercadorias ou serviços a prazo.
Trata-se de um instrumento mercantil brasileiro regulado pela Lei nº 5.474/1968. Legalmente, as partes que pactuam o valor contido na duplicata são denominadas:
- Sacador: a empresa que emite o título de crédito e que, portanto, terá o direito de receber.
- Sacado: contra quem o título foi emitido. Possui obrigação de pagamento.
Vale ressaltar que a duplicata se origina sempre de uma única fatura. Portanto, não pode representar compromisso com diferentes contratos. Ela está atrelada a um único acordo.
No entanto, o contrário pode ocorrer: uma fatura origina diversas duplicatas se necessário.
A duplicata deve ser apresentada para o devedor em, no máximo, 30 dias de sua emissão. O devedor, por sua vez, tem prazo de 10 dias para devolvê-la, declarando se aceita ou recusa.
Depois disso, a duplicata fica em posse de quem entregou o bem, como uma promessa de que o devedor pagará a dívida contraída. Dessa forma, quando a duplicata for quitada, deve sair de circulação, com a declaração de quitado no próprio documento.
Especificações de uma Duplicata
A duplicata decorre de uma fatura. Esse tipo de documento é emitido sempre que houver um contrato mercantil ou de serviços, por período igual ou superior a 30 dias, contados da data da entrega do produto ou do serviço.
Dessa fatura, que especifica os itens negociados, pode ser extraída a duplicata. Sendo assim, a duplicata dá ao vendedor ou prestador o crédito (o direito de receber).
Na estrutura do documento, devem constar:
- Denominação de "duplicata";
- Data de emissão e número de ordem;
- Número da fatura relacionada;
- Data de vencimento;
- Endereço de comprador e vendedor/prestador;
- Valor a pagar;
- Praça de pagamento;
- Declaração do reconhecimento de sua exatidão, com assinatura do comprador;
- Assinatura do emitente.
Como regra, a duplicata deve apresentar o valor total da fatura. O título não pode conter abatimentos, descontos, etc. Se houver qualquer forma de redução do valor total, deve estar especificada na fatura.
Na duplicata ainda é inserido valor que efetivamente o comprador/contratante deve ao vendedor/prestador.
Para que serve a duplicata?
Como você viu, a duplicata serve para que uma empresa (sacado) possa adquirir bens ou serviços de outra empresa (sacador) com a promessa de pagamento posterior.
A principal vantagem e o motivo pelo qual micro e pequenas empresas utilizam duplicatas é o equilíbrio de caixa. Assim, não é necessária uma alavancagem diretamente com bancos para fazer a compra de insumos (o que seria consideravelmente mais caro).
Pense em um restaurante pequeno: Como próprio de sua natureza operacional, o restaurante precisa de ingredientes. O empresário sabe que os ingredientes serão utilizados para gerar riqueza. Por isso, pode comprar de um fornecedor à prazo, com emissão de duplicata, assumindo que pagará no futuro.
No planejamento do restaurante, esse pagamento será feito após a utilização dos ingredientes. Se o empresário souber se organizar, essa é uma forma mais vantajosa e mais barata de manter estoque e caixa saudáveis.
O fornecedor, por sua vez, também tem vantagens. Com a possibilidade de vender a prazo, com garantia de retorno, vê sua mercadoria girar.
Assim, pode adquirir mais estoque para acelerar suas vendas, tendo uma previsão de receita, em suas contas a receber.
Além disso, alguns bancos aceitam a duplicata como garantia de crédito e possibilitam que o sacador tenha acesso ao recurso antes do vencimento. Para isso, costumam cobrar taxas inferiores ao juros de empréstimos comuns.