Conciliação Bancária
O que é Conciliação Bancária?
Conciliação Bancária é uma das atividades de gestão financeira realizadas dentro de uma empresa. O termo designa um processo de comparação entre a informações de controle financeiro interno de uma empresa e as operações que aparecem em seu extrato bancário, de modo a confirmar se as movimentações previstas foram realizadas e se os números batem no final.
Como funciona a Conciliação Bancária?
Em uma empresa, muitas movimentações financeiras de entrada e saída são planejadas e executadas todos os dias, e existe um controle interno dessas movimentações, isto é, um registro do dinheiro que vai entrar e que vai sair. Ele é feito com base no que a equipe financeira sabe sobre as vendas, os pagamentos recebidos de clientes, os pagamentos feitos a fornecedores, os rendimentos de aplicações, e assim por diante.
O problema é que nem sempre existe uma compatibilidade total entre o que a equipe financeira sabe sobre a conta bancária da empresa e o que realmente está acontecendo nessa conta. Por exemplo, pode ter ocorrido um saque para cobrir despesas com uma viagem de trabalho que não foi devidamente reportado; ou um pagamento de um cliente que se considerava insolvente e que, inesperadamente, decidiu pagar a dívida, mas isso não essa informação não foi repassada.
O resultado é que os controles internos não são precisos. Esse é um grave problema, porque é com base nesses controles que são feitos os registros e relatórios contábeis. Além disso, é com eles que os gestores tomam decisões estratégicas. Eles precisam trazer os números reais.
Para isso, é feita a conciliação bancária. Periodicamente, a equipe financeira pega os extratos bancários e confere as movimentações registradas, comparando as informações com seus próprios controles. Por meio desse processo, é possível identificar discrepâncias, investigar a razão delas e corrigir os números.
Por que a conciliação bancária é importante?
Um dos principais motivos já foi apontado: a conciliação bancária é necessária para garantir que os números que vão para os relatórios contábeis ou que são usados pelos gestores na tomada de decisão estejam corretos. Porém, existem outras razões pelas quais esse processo é importante.
Em primeiro lugar, ele permite detectar fraudes que possam estar ocorrendo nas finanças da empresa. Se um funcionário com acesso à conta decide retirar dinheiro, e ninguém está acompanhando os extratos bancários e analisando as movimentações realizadas, essa situação pode passar em branco e trazer sérios prejuízos ao negócio.
Em segundo lugar, muitas vendas são realizadas por meio de boleto e cartão de crédito ou débito. O comprovante de que o boleto foi pago, ou o ticket da maquininha aprovando a operação, não são garantias de que o dinheiro realmente caiu na conta da empresa. Portanto, é necessário confirmar o efetivo recebimento por meio da conferência do extrato.
Em terceiro lugar, a conciliação bancária permite acompanhar melhor as despesas financeiras que a empresa tem, isto é, tarifas e juros que o banco recolhe diretamente da conta, sem que haja necessariamente um informe da cobrança. Essas despesas não podem ser esquecidas no controle financeiro e na contabilidade.
Como é feita a conciliação bancária?
Não existem segredos para realizar a conciliação bancária. É preciso pegar os controles financeiros internos, que podem estar em planilhas ou em um software específico, pegar os extratos e comparar as informações.
A maior dificuldade desse trabalho é que, no extrato bancário, as operações nem sempre têm informação que permita identificá-las facilmente. Então, se você tem uma entrada de dinheiro via depósito bancário no valor de R$200, por exemplo, precisa fazer uma busca no controle para encontrar uma operação feita pelo mesmo método e com o mesmo valor e, então, identificar do que se trata.