O que é retenção na fonte?

A retenção na fonte existe para garantir ao governo uma parte dos impostos que as empresas pagam periodicamente. Mesmo que cada um seja praticado em um momento diferente da rotina empresarial, diante da realização de uma atividade específica que exija a retenção de impostos na nota fiscal de serviço, todo negócio precisa saber como calculá-los.

Além disso, também precisam saber o momento exato em que são recolhidos para que, assim, seja possível garantir conformidade total com as leis e exigências tributárias. Dessa forma, é possível evitar que as empresas cometam qualquer tipo de fraude relacionada a esse assunto.


Quando ocorre a retenção na fonte?

A retenção na fonte é um mecanismo que ocorre quando os tributos que devem ser pagos ao Estado são feitos de forma automática. Por não passar diretamente nas mãos do contribuinte, esse processo tem como finalidade evitar a sonegação de impostos.

Essa solução foi criada porque o risco de um contribuinte deixar de pagar o próprio imposto, seja ele qual for, é maior do que se essa responsabilidade for delegada a terceiros. Isso também vale para pessoas jurídicas.

Quais são os impostos com retenção na fonte?

A retenção na fonte ocorre, principalmente, em casos de substituição tributária. Dessa forma, no que diz respeito às empresas, ela afeta impostos como o Imposto Sobre Serviços (ISS) e o Programa de Integração Social (PIS). Além desse, também são afetados:

Com exceção do ISS, todos os outros impostos e contribuições listadas são de âmbito federal. Como cada um dos tributos tem sua própria alíquota, o cálculo do valor se torna ainda mais complexo.

Como a retenção na fonte funciona?

Na prática, cada tributo é cobrado em um momento diferente. Isso significa que, mesmo que todos os valores dos impostos praticados simultaneamente sejam calculados, o resultado será cobrado em uma ocasião distinta.

O Imposto de Renda, por exemplo, é retido já no momento do pagamento, enquanto o INSS é fracionado assim que a nota é emitida. Por esse motivo, é preciso compreender o que acontece com a retenção dos impostos na nota fiscal de serviço em detalhes. Ou seja, é preciso saber como fazer o cálculo do recolhimento de cada tributo para entender esse mecanismo na prática.

Em um exemplo prático, vamos imaginar que uma empresa prestou um serviço no valor de R$ 20 mil. Como esse montante é superior a R$ 215, 05, alguns impostos passarão pela retenção na fonte, como o PIS e o COFINS.

Como a alíquota total do PIS é de 0,65% e, nesse caso, a responsabilidade do pagamento recai sobre o tomador da nota fiscal, a retenção do tributo ficará em R$ 130, já que a conta para chegar nesse cálculo foi o valor total (R$ 120 mil) vezes a alíquota.

No caso do COFINS, a alíquota total desse imposto é de 3%. Como na retenção na fonte o tomador arca mais uma vez com o pagamento do tributo, o valor total será de R$ 600. Para chegar no resultado do valor dos outros impostos, a lógica é a mesma aplicada aos exemplos.

Todas as empresas precisam lidar com a retenção na fonte?

Nem toda empresa precisa lidar com a retenção na fonte. Isso porque a obrigatoriedade está associada diretamente ao ramo de atividade da instituição, assim como ao seu regime tributário. Para citar um exemplo, o Simples Nacional requisita menos exigências e oferece isenção desse mecanismo.

As microempresas (ME) e os microempreendedores individuais (MEI) também se encaixam na não obrigatoriedade. Isso porque, em ambos casos, os tributos são recolhidos por meio de uma única atividade, que é o preenchimento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Dessa forma, apenas as empresas enquadradas nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real estão sujeitas à retenção de fonte. É preciso, porém, ter atenção à exigência de que a retenção de impostos como COFINS, PIS, IRPJ e CSLL está diretamente atrelada à emissão de notas fiscais cujo valor seja superior ao montante de R$ 215,05.

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