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Regime de Caixa

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O que é regime de caixa?

O regime de caixa é um método de registro financeiro em que se os recebimentos e pagamentos são reconhecidos apenas quando ocorre a transação, em dinheiro ou equivalente. Isso significa que a empresa vai considerar uma transação de pagamento de despesas ou de recebimento de receitas, apenas quando houver troca financeira.

A título de exemplo, pense em um mercadinho que vende de duas formas: uma com pagamento à vista; outra na caderneta, para pagar no final do mês.

No regime de caixa, o registro da venda seria feito apenas:

  • No momento das compras à vista; e
  • No final do mês, quando ocorresse o pagamento das compras anotadas nas cadernetas.

Já no regime de competência, em que se consideram as vendas a receber seria feito o registro de:

  • Vendas à vista.
  • Vendas a receber (as anotações da caderneta).

Nesse caso, o montante em caixa consideraria tanto aquilo que realmente entrou (as vendas à vista), quanto os valores a receber.


Regime de Caixa versus Regime de Competência

O regime de caixa funciona como um extrato de conta bancária. São registradas as movimentações efetivas, em seus valores exatos. Se é vendido um produto de R$50,00 em duas vezes (30 e 60 dias), o gestor não vai anotar receitas. Então, 30 dias depois da venda, anotará a entrada de R$25,00; a 60 dias da venda, anotará nova entrada de R$25,00.

O Regime de Caixa é utilizado como demonstrativo financeiro, mas não é aceito pela legislação como demonstrativo contábil. O setor financeiro da empresa pode utilizar este registro em tempo real para demonstrar os valores que integram o caixa da organização.

Já o Regime de Competência é utilizado pela contabilidade para organizar o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).

O primeiro, regime de caixa, é permitido para empresas de lucro presumido no cálculo de PIS e Cofins conforme art. 14 da Instrução Normativa SRF nº 247, de 2002. A empresa que adota o regime de caixa com esta finalidade deve, de acordo com o art. 85 da mesma Instrução Normativa:

  • Emitir documento fiscal idôneo, quando da entrega do bem ou direito ou da conclusão do serviço; e
  • Indicar, no livro Caixa, em registro individualizado, o documento fiscal a que corresponder cada recebimento.

Exercício: a diferença de regimes na prática

Para melhorar a compreensão do conceito, vamos a um exemplo. Pense em uma pequena padaria em que toda mercadoria comprada é vendida dentro do próprio mês para pagamento em 30 dias. Vamos estabelecer três compras:

  • R$15 mil no primeiro mês;
  • R$25 mil no segundo mês;
  • R$30 mil no terceiro mês.

Agora, estabelecemos três montantes de vendas mensais:

  • Mês 1: R$20 mil para pagamento em 30 dias
  • Mês 2: R$30 mil para pagamento em 30 dias
  • Mês 3: R$35 mil para pagamento em 30 dias.

Como fica a apuração de entradas e saídas pelo Regime de Competência e pelo Regime de Caixa?

Regime de Caixa

Mês 1

Vendas

R$0

Compras

R$15.000

Caixa do mês

(R$15.000)

Mês 2

Vendas

R$20.000

Compras

R$25.000

Caixa do mês

(R$5.000)

Mês 3

Vendas

R$30.000

Compras

R$30.000

Caixa do mês

R$0

Caixa do trimestre

(R$20.000)

Perceba que a padaria receberá, no Mês 4, os R$35 mil vendidos dentro do Mês 3. No entanto, este valor, pelo Regime de Caixa, não é considerado.

Regime de Competência

Mês 1

Vendas (30 dias)

R$20.000

Compras

R$15.000

Caixa do mês

R$5.000

Mês 2

Vendas (30 dias)

R$30.000

Compras

R$25.000

Caixa do mês

R$5.000

Mês 3

Vendas (30 dias)

R$35.000

Compras

R$30.000

Caixa do mês

R$5.000

Lucro no trimestre

R$15.000

Fica evidente que não há mudanças na movimentação de caixa, mas no mês em que as operações são registradas.

Dessa forma, pode-se dizer que o Regime de Competência trabalha com a previsibilidade, considerando as movimentações que serão efetuadas. Assim, a empresa consegue acompanhar os resultados já conquistados, uma vez que as vendas efetivadas, mesmo que a prazo, configuram-se em um direito de receber.

Logo, a empresa considera que seu esforço já gerou o resultado da venda e, assim, integra em seu caixa.

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