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Nota Fiscal

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O que é Nota Fiscal?

A nota fiscal tem por finalidade documentar uma transação, como a comercialização de um produto ou a prestação de um serviço, e lançar os encargos e impostos relacionados, tal como regulamentado pela legislação tributária.

Além disso, ela se destina ao registro de outros eventos ligados à rotina de uma empresa, servindo para informar o transporte e a devolução de mercadorias, além do cancelamento de serviços.

Como surgiu a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) começou a ser implementada a partir de 2010, como parte de um grande projeto do Estado brasileiro para a digitalização dos seus processos mais importantes.

No caso da criação da NF-e, ela visava essencialmente simplificar o fornecimento de dados por parte do empresário e permitir um melhor acompanhamento e controle por parte das autoridades de fiscalização.

Como funciona a emissão de uma NF-e?

A nota fiscal eletrônica nada mais é do que um documento fiscal gerado eletronicamente, com os devidos dispositivos de autenticação e segurança.

Sua emissão funciona da seguinte forma:

  1. Uma transação é efetuada (compra de um produto em um e-commerce, por exemplo);
  2. A NF-e é gerada por meio de um programa e enviada à Secretaria da Fazenda (estadual, por ser venda de produto) e à Receita Federal;
  3. A transação é autenticada;
  4. A NF-e é enviada pela internet à loja responsável pela venda;
  5. O produto, juntamente com um documento de apoio à NF-e, é enviado à loja;
  6. A loja emite o cupom fiscal;
  7. A Secretaria da Fazenda coleta os dados e faz a autenticação;
  8. O comprador (cliente) recebe o cupom fiscal (por e-mail ou fisicamente);
  9. A loja consolida os dados de venda por meio dos relatórios fiscais.

Quais as vantagens da nota fiscal eletrônica?

Ao se trazer as negociações dos agentes econômicos para um ambiente digital, surgem vários benefícios:

  • Redução no uso do papel, minimizando os impactos sobre o meio ambiente e reduzindo os custos associados à compra, impressão e armazenamento de documentos fiscais;
  • Estímulo à maior formalização dos negócios, dado que todos os registros são gerados da mesma forma;
  • Eliminação de inconsistências no preenchimento dos documentos;
  • Criação de um ambiente favorável ao desenvolvimento de novas tecnologias e modelos de negócios;
  • Integração com sistemas de vendas e controle de estoques;
  • Organização das operações logísticas, dado que o registro, a validação e a impressão ocorrem antes mesmo da programação de entrega do produto ou da prestação do serviço;
  • Facilidade na consolidação contábil, evitando autuações indevidas.

O Microempreendedor Individual (MEI) pode emitir nota fiscal eletrônica?

Mesmo não sendo obrigatória, o MEI pode emitir a nota fiscal para a maior parte de suas atividades. Para tanto, basta solicitar a inscrição estadual na Secretaria de Fazenda (SEFAZ). Para prestadores de serviço, vale a inscrição municipal na SEFAZ do município.

As notas mais comuns são:

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e). A NFA-e é mais indicada para os casos em que o MEI não emite muitas notas fiscais ou atende pessoas jurídicas que não fazem uso da nota fiscal de entrada.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é a nota fiscal padrão para o registro das vendas. Para ter acesso à emissão da NF-e, são necessários:

Um software, que pode ser baixado gratuitamente, dependendo do estado;

Um certificado digital, que pode ser fornecido na forma de cartão magnético, arquivo, pen drive ou token.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

Ela exige a inscrição municipal. No caso do município de São Paulo, é a Nota Fiscal Paulistana. Entretanto, não é adotada no país todo. Em alguns lugares, a nota fiscal de serviços ainda é emitida na forma manual, em papel.

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