O que é Contas a Receber

Contas a Receber é o nome dado a uma atividade financeira dentro das empresas, referente ao controle dos valores recebíveis que estão pendentes. Em algumas empresa, esse nome é dado a uma equipe ou departamento que cuida, especificamente, dessa atividade.

É importante notar que Contas a Receber e Contas a Pagar são duas atividades fortemente inter-relacionadas. Juntas, elas são essenciais para assegurar que o planejamento financeiro da empresa, em curto e longo prazo, seja adequado.


Contas a Receber e Fluxo de Caixa

Para entender melhor a atividade de contas a receber, vamos trabalhar com um exemplo simples do que pode acontecer dentro de uma empresa.

Imagine que a empresa fictícia ABC Metais, que vende chapas de aço, vendeu 10.000 chapas para o cliente A em 10 de janeiro de 2019, pelo preço de R$1 milhão. 

Porém, como esse é um cliente com boa avaliação de crédito, essa venda não foi realizada mediante pagamento à vista. Em vez disso, o cliente deve pagar em três parcelas iguais, com vencimento em 30/60/90. Ou seja, ele vai pagar R$333.333,33 no dia 10 de fevereiro; R$333.333,33 no dia 10 de março; e R$333.333,34 no dia 10 de abril.

Essa informação é usada para elaborar as previsões para o fluxo de caixa  mensal da empresa. Muitas empresas projetam o fluxo de caixa para vários meses, já que isso possibilita tomar decisões financeiras mais assertivas.

Agora, imagine que, no dia 01 de março, a empresa ABC Metais fica com uma máquina quebrada. O custo do reparo é de R$250 mil, e pode ser pago em até 15 dias, isto é, até o dia 15 de março. Nesse momento, é preciso voltar àquela projeção do fluxo de caixa, para descobrir se, nessa data, a empresa terá o dinheiro necessário em caixa para pagar o reparo na data certa.

As contas a receber incluem o valor de mais de R$330 mil, que deve ser pago pelo cliente A no dia 10 de março. Portanto, tudo indica que, no dia 15, a ABC Metais terá recursos para fazer o pagamento do conserto. Por outro lado, se não houvesse caixa nessa data, a melhor decisão seria postergar o conserto para um outro momento (desde que não seja essencial para as operações da empresa).

Contas a Receber e Cobrança

Como o exemplo visto acima demonstra, controlar as contas a receber é essencial para prever qual será o caixa da empresa em um determinado momento do futuro e, assim, determinar quais gastos devem ou não ser realizados. Porém, essa não é a única importância da atividade de contas a receber.

Esse controle também é essencial para reconhecer quando algum cliente torna-se inadimplente. Se uma empresa vende com condições flexíveis de prazo e não tem controle das contas a receber, é muito fácil passar despercebido quando uma dessas contas não é recebida na data certa. 

Vale a pena lembrar que todas as projeções e decisões financeiras da empresa partem do pressuposto de que as contas a receber serão, de fato, recebidas na data certa. Aproveitando o exemplo anterior, se o cliente A não pagar a parcela de março no dia 10, a ABC Metais não terá recursos para pagar o conserto da máquina no dia 15. Então, as projeções de fluxo de caixa não serviram para nada.

Assim, quando os responsáveis pelo controle de contas a receber identificam que existe um cliente em atraso com suas obrigações, eles devem repassar essa informação à equipe de cobrança. Ela, por sua vez, adotará os procedimentos padrão para entrar em contato com o cliente, entender porque ele ainda não pagou e tentar colocar esse recebível em dia.  

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